Los tiempos actuales son parte de la denominada “sociedad del conocimiento”, es decir, un periodo en el que el manejo de información y de tecnologías da ventaja sustantiva a quien los posea.
Es que ya no basta con tener un título técnico o profesional adquirido una vez concluida la enseñanza media: es necesario continuar perfeccionándose constantemente, dado que el conocimiento se genera a gran velocidad y sólo bastan un par de años para quedar desactualizado. Como dato: en 1995, la humanidad duplicaba su conocimiento en diez años y medio; actualmente en promedio tarda cinco años. En el ámbito de las tecnologías, se estima que cada dos años, se duplica totalmente el conocimiento existente en esa área; mientras que cada siete años, se renueva la mitad de los saberes médicos.
¿Qué implicancias prácticas tiene esto, por ejemplo, en el ámbito laboral? Una de las principales es que rápidamente los trabajadores quedan desactualizados.
Es por ello que, en este contexto, se vuelve más vigente que nunca, la necesidad de contar con cursos de perfeccionamiento y actualización en los entornos laborales. Hoy en día la capacitación es un requisito fundamental para una organización que quiere permanecer vigente, transformándose además en una poderosa herramienta para disminuir brechas de competencias entre colaboradores, esto es, para mermar las distancias entre los conocimientos técnicos (saber), habilidades o destrezas (saber hacer) y actitudes (saber ser) necesarias para ejercer con éxito su actividad laboral.
Así lo ha puesto en práctica la administración pública de nuestro país, la que define capacitación como “todas aquellas acciones permanentes, organizadas y sistemáticas orientadas a que los funcionarios puedan desarrollar, perfeccionar, actualizar o complementar sus conocimientos y destrezas necesarios para el eficiente desempeño de sus cargos”.
Para profundizar sobre este tema, conversamos con la Encargada de Gestión con Servicios Públicos de ENA, Andrea Hormazábal Tenderini, quien es Licenciada en Educación de la Pontificia Universidad Católica de Chile.
- ¿Existe alguna obligación permanente, por parte del Estado, de capacitar a sus funcionarios? ¿Hay alguna norma que la regule?
La capacitación es un derecho de los funcionarios públicos -según lo establecido en el Estatuto Administrativo- y al mismo tiempo es un deber de las instituciones y servicios públicos proporcionarla a través del Plan Anual de Capacitación “PAC”, en conformidad a los lineamientos propiciados por la Dirección Nacional del Servicio Civil, el Ministerio de Salud, o el Ministerio de Educación, entre otros referentes técnicos.
- ¿Qué características tiene la capacitación en la administración pública?
Acá la capacitación es parte del Sistema de Gestión de Personas y sus objetivos deben estar alineados a los compromisos estratégicos de cada organismo público. Como regla general se establece que los cursos, a considerar por ejemplo, en la carrera funcionaria, deben tener un mínimo de 20 horas pedagógicas.
En el Estatuto Administrativo se ha dispuesto que existen tres tipos de capacitaciones, las que se distinguen según sea su finalidad:
Capacitación para la Promoción: Beneficia a los funcionarios titulares habilitándolos para asumir cargos de grados superiores. No es obligatoria su asistencia, pero si postulan y son seleccionados, lo es.
Capacitación de Perfeccionamiento: Tiene por objeto mejorar el desempeño del funcionario en el cargo que ocupa. Los funcionarios acceden mediante concursos o libre designación de la autoridad.
Capacitación Voluntaria: Que no es “voluntaria para el funcionario” pues le es obligatoria, es “voluntaria para la autoridad superior del servicio” pues decide libremente los temas que posteriormente se incorporarán en el Plan de Capacitación, dado que no necesariamente tienen directa relación con el cargo del funcionario asistente. No es habilitante para la carrera funcionaria.
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– ¿Qué actores intervienen en la gestión de la capacitación del sector público?
Cada servicio público cuenta con una unidad o departamento de capacitación, la cual depende del departamento de gestión o desarrollo de personas, personal, o recursos humanos, conforme se haya definido en la estructura organizacional de cada servicio.
Además, como cuerpo colegiado asesor de la autoridad en la materia, encontramos a los Comités Bipartitos de Capacitación o “CBC”, instancia que reúne a los representantes de los empleados de los diferentes estamentos, quienes contribuyen a velar por los principios de eficacia, eficiencia, transparencia, equidad y pertinencia en el diseño y ejecución de los programas de capacitación.
– ¿Cómo se realiza el proceso de detección de necesidades de capacitación?
La Detección de Necesidades de Capacitación o “DNC”, es la acción por medio de la cual se define, junto a las jefaturas u otros actores relevantes que intervienen en el proceso, cuál es el “problema, necesidad o desafío” que interfiere en el desempeño del funcionario y que puede ser abordado desde la capacitación.
Es la etapa inicial en el Modelo de Gestión de la Capacitación, clave para definir cómo se planificarán las actividades de capacitación. Para el logro de sus objetivos se requiere recolectar la mayor cantidad de evidencias posibles y para ello se emplean diferentes técnicas: resultados de los indicadores de gestión, observación directa en el puesto de trabajo, consultas a actores involucrados, cuestionarios específicos, entrevistas, inventarios, etc.
– Si la repartición ya definió la capacitación que requiere, ¿cómo accede a ella? ¿Por medio de qué mecanismo la contrata?
Actualmente la vía de contratación se realiza en una modalidad dual, mediante licitaciones y directamente en Convenio Marco, en la plataforma “Mercado Público” de la Dirección de Compras y Contratación Pública: http://www.mercadopublico.cl
Esto, porque desde el 1º de agosto de 2015, los servicios de capacitación, ya en Convenio Marco desde el inicios de junio, aún se siguen licitando, quizá simplemente por desconocimiento por parte de los encargados, de la puesta en vigencia del Catálogo Electrónico.
El Convenio Marco de Capacitación y Formación, recientemente adjudicado por la Dirección de Chilecompras -y del que ENA resultó adjudicada- consiste en la incorporación de la oferta de servicios de capacitación a un Catálogo Electrónico al que los servicios públicos acceden directamente tipo “vitrina virtual”, con la finalidad de escoger la institución que provea el servicio requerido y comprar el curso que se ajuste a sus necesidades y presupuesto. Así de simple.
– ¿Qué aspectos son importantes de considerar, por parte de los servicios públicos, a la hora de adquirir un servicio en el Convenio Marco de Capacitación?
Cada organismo define sus propios criterios a la hora de evaluar a los organismos técnicos de capacitación. No obstante, los criterios comunes que generalmente se aplican son: la experiencia en los temas por parte de la entidad capacitadora; la experiencia del o los docentes a cargo de la actividad, sus estudios y nivel académico, por ejemplo, si poseen o no post grados en el área de los temas a desarrollar; y la propuesta técnica, específicamente, la coherencia entre objetivos, contenidos y metodología.
El factor precio es muy importante, pero debe tener una ponderación equilibrada, considerando que lo que debe primar es la calidad del servicio a recibir, lo que debe primar es la “oferta más ventajosa”.
Como anécdota, puedo comentar que he conocido casos de algunos servicios que valoran el precio en un 90% del total de criterios, lo que es una irresponsabilidad, porque implica valorar el criterio técnico en sólo un 10%.
– ¿Están facultadas las jefaturas directas para negar, por ejemplo, por exceso de trabajo, la asistencia de los funcionarios a los cursos? ¿Pueden impedirles que sigan asistiendo, llamándolos de vuelta a su unidad?
No, porque más allá de generar un perjuicio al patrimonio de la institución, recordemos que los servicios públicos pagan por los cursos. El dictamen de Contraloría General de la República Nº3.608 -de fecha 31 de enero de 2001- dispone que “la concurrencia de los funcionarios a los cursos no queda supeditada a la aceptación de su jefatura directa, puesto que no existe norma legal que confiera a estas jefaturas la facultad discrecional de conceder o denegar el permiso para asistir a aquellas”.
Lo anterior si bien es muy resistido por las jefaturas, con justa razón o no, debe ser respetado dado el principio de estricta sujeción a los dictámenes de la Contraloría.
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– Los funcionarios que asisten a cursos ¿tienen derecho a que se les compense con descanso, el tiempo estudiado?
Sí, siempre y cuando la capacitación a la cual asistió haya sido de carácter obligatoria, esto es “que haya sido seleccionado”, y que exista tiempo asistido a clases fuera de la jornada de trabajo.
Al respecto es necesario agregar que la Contraloría General de la República ha sostenido en su Dictamen Nº 51.124 -de 3 de noviembre de 2008- que «el descanso de capacitación permite conciliar los intereses de los funcionarios con sus obligaciones familiares”.
– ¿Qué ocurre si un estudiante reprueba un curso? ¿Debe devolver, a modo de castigo, el valor de su matrícula a la administración?
No, no está obligado a reembolsar el dinero. Sólo se contempla la recuperación del gasto, en el único caso de que el funcionario no permanezca en la administración pública, el doble del tiempo asistido a la actividad de capacitación -entiéndase curso, taller, diplomado-, y se vaya al sector privado.
En ese caso además hay una inhabilidad de ingreso hasta que restituya los fondos invertidos. Podríamos decir que se trata entonces de una obligación de “permanencia obligatoria”.
– Si la capacitación fue mal evaluada y no hay conformidad en torno al servicio prestado o los objetivos cumplidos, ¿igual debe pagarse? ¿Qué mecanismos están contemplados para que este servicio mejore o no vuelva a prestarse en estas condiciones?
La actividad debe pagarse previo certificado de conformidad emitido por el jefe de capacitación o similar a cargo del cumplimiento de la actividad. Sin embargo, los organismos públicos han encontrado el mecanismo de velar por la calidad del servicio ofrecido durante el desarrollo de la actividad, estableciendo para esto multas en UTM o UF a los organismos oferentes, las cuales están descritas en las bases de licitación.
Las multas van según la gravedad de la falta y contemplan, en algunos casos, el término anticipado a la suscripción del servicio, el cobro de la boleta de garantía de fiel cumplimiento de contrato, o bien un monto a descontar del total del precio adjudicado. Incluso algunos servicios públicos han optado por incluir dentro de sus criterios de evaluación de oferentes, el comportamiento satisfactorio anterior, tanto hacia la misma repartición como a otras entidades, solicitando para ello certificados de conformidad.
– Finalmente ¿qué herramientas o instrumentos se deben aplicar para evaluar el impacto de la capacitación, tanto en la conducta como en el desempeño del funcionario público?
Primero hay que diferenciar entre la evaluación de transferencia o aplicabilidad y la evaluación de impacto de la capacitación, según señala el modelo de evaluación de Donald Kirkpatrick. La primera se refiere al cambio de comportamientos que permite aplicar en el trabajo lo aprendido en la capacitación. Se mide por observación directa al puesto de trabajo por jefatura o supervisor o por medio de instrumentos como cuestionarios, listas de chequeo muestras de trabajo, entrevistas o Focus Group.
La evaluación de impacto o de resultados busca determinar la efectividad de la acción de capacitación para la estrategia de la organización. En este sentido debe haber una estrecha relación con los lineamientos estratégicos, los cuales van de la mano con indicadores estratégicos claves, por mencionar algunos ejemplos: número de quejas de los clientes, cantidad y calidad de los servicios brindados, tasa de rotación del personal, desaciertos funcionarios que no se alcanzan a constituir en faltas administrativas tipo disciplinarias, ausentismo laboral, etc.