Andrea Hormazábal Tenderini
Licenciada en Educación UC
Encargada de Gestión con Servicios Públicos ENA
Lo primero que se debe considerar al elaborar un programa de capacitación es el contexto organizacional en el que se inserta. De esta manera, se cautela que exista coherencia entre los objetivos de capacitación y los objetivos estratégicos institucionales.
En nuestro país, los servicios públicos se agrupan en torno a ministerios de los cuales se derivan los ejes estratégicos que orientan su actuar. Cada entidad pública debe responder en primera instancia a la misión ministerial y partir de ella, establecer su propia misión institucional. Como sabemos, la misión es una declaración que define el propósito o la razón de ser de una organización y orienta las acciones que realizan los funcionarios, hacia el logro de un resultado esperado.
Es así que, en el contexto de la administración pública, los objetivos estratégicos deben responder a esta misión, ya que son la expresión de los logros esperables de los ministerios y sus servicios en el mediano plazo.
En este marco, la capacitación constituye una herramienta dentro de la gestión de personas, contribuyendo a alcanzar los objetivos estratégicos. Por tanto, es efectiva en la medida en que esté al servicio de la misión institucional.
A partir de este marco referencial se ejecuta el ciclo completo de la capacitación, a través de un modelo que el Servicio Civil ha propuesto implementar y presenta en la Guía Práctica para Gestionar la Capacitación en los Servicios Públicos (Dirección Nacional del Servicio Civil, 2012).
Este modelo plantea que el Ciclo de la Capacitación se ejecuta en cuatro etapas:
- Detección de Necesidades de Capacitación
- Planificación
- Ejecución
- Evaluación de la Capacitación
Veamos cada una de estas etapas para tener una visión global del proceso:
- Detección de Necesidades de Capacitación (DNC)
Consiste en determinar cuáles son los problemas o necesidades que inciden en el desempeño del funcionario y que pueden ser subsanados por medio de la capacitación. Para ello es primordial recolectar la información con los clientes internos (jefaturas, o actores relevantes) empleando distintos métodos o herramientas:
- Descripciones de cargo
- Observación Directa
- Resultados de la Evaluación del Desempeño
- Incorporación de nuevas tecnologías
- Encuestas
- Resultados de indicadores de gestión
Posteriormente se debe definir con el cliente interno cuáles son los objetivos de desempeño y las conductas observables asociadas a éstos, que se deberán poner en práctica en el puesto de trabajo una vez finalizada la capacitación.
Revisa esta presentación sobre la importancia de esta fase
- Planificación de la Capacitación: Diseño Instruccional
Luego de detectar las necesidades, se planifica cómo se efectuará el programa de capacitación, considerando los recursos disponibles: humanos, técnicos y económicos.
En esta etapa los objetivos de desempeño se transforman en objetivos de aprendizaje, definiéndose contenidos, metodología, duración de las actividades y mecanismos de evaluación. En suma, todo lo que constituye un diseño instruccional.
Paralelo a esto se planifica considerando los aspectos prácticos y logísticos de la capacitación: Convocatoria, fechas de ejecución, lugar, organismos que la impartirán, materiales requeridos o equipamiento técnico, sólo por nombrar solo algunos.
- Ejecución de la Capacitación
Una vez elaborado el plan, se implementa cada programa. Esto implica: acciones concretas del docente, actividades que realiza el capacitador y las personas a capacitar, además de los elementos y procesos que intervienen en cada situación de aprendizaje.
Los servicios públicos tienen el desafío de monitorear el proceso de enseñanza-aprendizaje con el fin de asegurar la calidad de la implementación, pudiendo realizar los ajustes necesarios acorde a los estándares requeridos.
- Evaluación de la Capacitación
Al finalizar la capacitación se hace necesario medir su efectividad y para ello el Servicio Civil propone utilizar el Modelo de Evaluación de Kirkpatrick que establece cuatro niveles de revisión:
- Reacción: Satisfacción de los participantes ante una actividad de capacitación
- Aprendizaje: Conocimiento adquirido, habilidades desarrolladas y actitudes modificadas
- Transferencia: Cambios de comportamiento en el puesto de trabajo
- Resultados: Impacto de la capacitación a nivel organizacional, de producción y resultados
Para que la gestión de la capacitación cumpla cabalmente sus objetivos es necesario desarrollar en forma permanente el Ciclo de Capacitación, el que es considerado además como una acción estratégica clave para cumplir los objetivos institucionales.
La Evaluación de Desempeño y la Capacitación
La Evaluación del Desempeño se puede definir como un proceso sistemático y periódico de estimación, que mide el grado de eficiencia con el que las personas efectúan las actividades y responsabilidades de sus puestos. Esta evaluación se debe realizar considerando aspectos conocidos tanto por el evaluador, que debe contar con el conocimiento suficiente sobre las acciones correspondientes; como por el evaluado, quien debe saber lo que realmente esperan de su puesto de trabajo.
El legislador establece en el Estatuto Administrativo que el sistema de calificaciones tiene por objeto evaluar el desempeño y las aptitudes de cada funcionario, atendidas las exigencias y características de su cargo, y servirá de base para la promoción, los estímulos y la eliminación del servicio.
Reglamentariamente es un elemento más a considerar a la hora de renovar los empleos a Contrata.
Es importante recordar que la Evaluación de Desempeño es un medio y no un fin en sí mismo, el cual proporciona información relevante para comparar el desempeño con los patrones deseados.
A partir de los resultados obtenidos se toman decisiones respecto de aquellas brechas de competencias que pueden ser mejoradas o corregidas, por ejemplo, por medio de la capacitación. Es por ello que los resultados de las calificaciones constituyen una herramienta para la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC).
Te recomendamos además revisar la página de Capacitación y Formación del Servicio Civil: